Khi thuê đơn vị vệ sinh hoặc tổ chức nhân sự làm sạch nội bộ, nhiều doanh nghiệp chỉ đưa ra yêu cầu chung như “dọn văn phòng mỗi ngày”, “lau sàn, đổ rác” hoặc “giữ khu vực luôn sạch”. Vấn đề là cùng một yêu cầu nhưng bộ phận hành chính, nhân viên vệ sinh và nhà cung cấp có thể hiểu theo ba cách khác nhau. Những điểm dễ phát sinh nhất thường nằm ở bàn làm việc, pantry, nhà vệ sinh, vách kính, thảm, vật tư tiêu hao và các công việc định kỳ.
Giải pháp là lập Scope of Work đủ rõ trước khi lấy báo giá hoặc giao việc. Một mẫu phạm vi công việc vệ sinh văn phòng tốt cần xác định khu vực, đầu việc, tần suất, thời gian thực hiện, tiêu chuẩn nghiệm thu, trách nhiệm của từng bên và phần việc ngoài phạm vi. Khi các yếu tố này được thống nhất từ đầu, doanh nghiệp dễ so sánh báo giá, kiểm soát chất lượng và hạn chế tranh luận khi phát sinh công việc.
Phạm vi công việc vệ sinh văn phòng là gì?
Phạm vi công việc vệ sinh văn phòng, thường được gọi là Scope of Work hoặc SOW, là tài liệu mô tả cụ thể nhà cung cấp hoặc nhân sự vệ sinh phải làm gì, ở khu vực nào, với tần suất bao nhiêu và theo tiêu chí hoàn thành nào. Tài liệu này giúp chuyển một yêu cầu chung chung thành những đầu việc có thể thực hiện và kiểm tra.
Một Scope of Work dùng được trong thực tế nên trả lời tối thiểu các câu hỏi: khu vực nào cần vệ sinh, công việc cụ thể là gì, thực hiện khi nào, lặp lại bao lâu một lần, bên nào cung cấp vật tư, ai kiểm tra kết quả và công việc nào không nằm trong phạm vi.
Ví dụ, câu “vệ sinh phòng họp hàng ngày” vẫn còn khá rộng. Mô tả tốt hơn có thể là: thu gom rác, lau phần mặt bàn trống, vệ sinh ghế theo vật liệu phù hợp, xử lý dấu tay trên cửa kính trong tầm với, hút bụi hoặc lau sàn và kiểm tra lại phòng trước giờ làm việc.
Điểm quan trọng là Scope of Work không chỉ là checklist. Checklist giúp đánh dấu đã làm hay chưa, còn Scope of Work giải thích đầy đủ phạm vi, điều kiện thực hiện và cách xác định công việc đã hoàn thành.
Mẫu phạm vi công việc vệ sinh văn phòng cần có những nội dung nào?
Một mẫu SOW nên đủ chi tiết để người tiếp nhận có thể hiểu khối lượng công việc mà không phải tự suy đoán quá nhiều. Với văn phòng có nhiều tầng, nhiều phòng chức năng hoặc lượng nhân viên lớn, nên chia phạm vi theo từng khu vực thay vì gom toàn bộ vào một nhóm “vệ sinh văn phòng”.
- Thông tin mặt bằng và địa điểm thực hiện.
- Diện tích sử dụng thực tế nếu đã xác định.
- Số tầng hoặc số khu vực cần vệ sinh.
- Số lượng nhân viên làm việc thường xuyên.
- Lượng khách hoặc lưu lượng sử dụng nếu có ảnh hưởng đáng kể.
- Số lượng phòng họp, pantry, nhà vệ sinh và khu vực chức năng.
- Danh sách đầu việc tại từng khu vực.
- Tần suất thực hiện của từng đầu việc.
- Khung giờ được phép vệ sinh.
- Tiêu chuẩn kiểm tra sau khi hoàn thành.
- Dụng cụ, máy móc và hóa chất cần sử dụng.
- Vật tư tiêu hao do bên nào cung cấp.
- Yêu cầu về ra vào, thẻ nhân viên và bảo mật.
- Các tài sản không được tự ý di chuyển.
- Danh sách công việc ngoài phạm vi.
- Cách tiếp nhận và phê duyệt công việc phát sinh.
Trong thực tế, hai văn phòng cùng diện tích chưa chắc có cùng khối lượng vệ sinh. Một văn phòng có 50 nhân viên, ít khách và chỉ làm việc giờ hành chính có thể cần phương án khác hoàn toàn với nơi có nhiều ca làm việc, lượng khách lớn hoặc pantry được sử dụng liên tục.
Mẫu phạm vi công việc vệ sinh văn phòng có thể áp dụng ngay
Bảng dưới đây là khung tham khảo để doanh nghiệp xây dựng Scope of Work ban đầu. Không nên sao chép nguyên tần suất cho mọi mặt bằng; tần suất cần điều chỉnh theo mật độ sử dụng, vật liệu bề mặt, số người và tiêu chuẩn sạch thực tế của doanh nghiệp.
| Khu vực | Đầu việc | Tần suất gợi ý | Thời điểm | Tiêu chí kiểm tra | Lưu ý phạm vi |
|---|---|---|---|---|---|
| Sảnh và lễ tân | Thu gom rác, lau bề mặt, vệ sinh sàn, lau điểm tiếp xúc | Hàng ngày và kiểm tra theo nhu cầu | Trước giờ làm hoặc theo ca | Không còn rác, vết bẩn rõ hoặc nước đọng | Có thể tăng tần suất khi lượng khách cao |
| Khu vực làm việc | Thu gom rác, vệ sinh sàn, lau bề mặt được phép | Hàng ngày | Sau giờ làm hoặc theo quy định | Sàn sạch, rác được thu gom, bề mặt trong phạm vi không còn bụi rõ | Không tự ý di chuyển hồ sơ và tài sản cá nhân |
| Bàn làm việc | Lau vùng mặt bàn trống đã được cho phép | Theo thỏa thuận | Cuối ca | Không còn bụi hoặc vết bẩn rõ trên vùng được vệ sinh | Không nâng, xếp hoặc di chuyển tài liệu nếu chưa có quy định |
| Phòng họp | Lau bàn, ghế, tay nắm, thu gom rác, vệ sinh sàn | Hàng ngày hoặc theo lịch sử dụng | Trước hoặc sau cuộc họp | Phòng sạch, không còn rác và sẵn sàng sử dụng | Có thể cần kiểm tra trước cuộc họp quan trọng |
| Khu tiếp khách | Lau bàn, bề mặt ghế phù hợp, sàn và điểm tiếp xúc | Hàng ngày | Trước giờ làm | Khu vực không còn rác, bụi và vết bẩn rõ | Ưu tiên kiểm tra lại trong giờ làm việc |
| Hành lang | Quét hoặc hút bụi, lau sàn, thu gom rác | Hàng ngày | Theo ca | Lối đi không còn rác, bụi và nước đọng | Chú ý khu vực cửa ra vào |
| Sàn gạch | Quét hoặc hút bụi, lau sàn | Hàng ngày | Theo ca | Không còn bụi, rác, vết bẩn rõ hoặc nước đọng | Phương pháp phải phù hợp vật liệu |
| Sàn thảm | Hút bụi và xử lý vết bẩn nhỏ trong phạm vi | Hàng ngày hoặc theo lưu lượng sử dụng | Sau giờ làm | Không còn rác và bụi bề mặt rõ | Giặt thảm sâu tách thành công việc định kỳ |
| Vách kính trong nhà | Lau bụi, dấu tay và vết bẩn trong vùng tiếp cận an toàn | Hàng tuần hoặc khi cần | Trong khung giờ phù hợp | Không còn dấu bẩn rõ tại vùng đã vệ sinh | Kính trên cao và kính ngoài nhà cần quy định riêng |
| Cửa và tay nắm | Lau bề mặt, xử lý dấu tay và bụi | Hàng ngày | Theo ca | Bề mặt không còn vết bẩn rõ | Ưu tiên điểm có tần suất tiếp xúc cao |
| Pantry | Lau bàn, bồn rửa, bề mặt được phép, thu gom rác, vệ sinh sàn | Hàng ngày và kiểm tra trong ngày | Theo thời điểm sử dụng | Không còn thức ăn rơi vãi, rác hoặc nước đọng | Vệ sinh sâu thiết bị cần quy định riêng |
| Nhà vệ sinh | Vệ sinh thiết bị, gương, sàn, thu gom rác, kiểm tra vật tư | Theo lưu lượng sử dụng | Theo lịch kiểm tra | Không còn rác, nước đọng hoặc vết bẩn rõ | Ghi rõ bên chịu trách nhiệm bổ sung vật tư |
| Thùng rác | Thu gom rác, thay túi và vệ sinh bên ngoài khi cần | Hàng ngày hoặc khi đầy | Theo ca | Không để rác tràn hoặc tồn đọng | Rác cần xử lý đặc thù phải tách riêng |
Nếu doanh nghiệp có nhiều tầng hoặc nhiều chi nhánh, nên thêm các cột như mã khu vực, người phụ trách kiểm tra, thời gian hoàn thành hoặc trạng thái xử lý. Cách này giúp Scope of Work không chỉ dùng khi báo giá mà còn hữu ích trong quá trình vận hành sau đó.
Cách mô tả công việc vệ sinh theo từng khu vực
Cách mô tả tốt nhất là đi từ khu vực thực tế rồi mới xác định đầu việc. Không nên bắt đầu bằng một danh sách công việc chung và áp dụng giống nhau cho mọi nơi, vì phòng họp, pantry, toilet và khu làm việc có đặc điểm sử dụng rất khác nhau.
Khu vực làm việc và bàn nhân viên
Đây là khu vực dễ phát sinh tranh luận nhất vì có hồ sơ, máy tính, đồ dùng cá nhân và tài sản của nhân viên. Scope of Work nên ghi rõ nhân viên vệ sinh được phép lau phần mặt bàn trống hay toàn bộ bề mặt, có được di chuyển đồ vật hay không và xử lý giấy tờ như thế nào.
Một nguyên tắc thực tế là không yêu cầu nhân viên vệ sinh tự quyết định giấy nào là rác và giấy nào là tài liệu. Nếu doanh nghiệp muốn thu gom giấy, nên có thùng hoặc vị trí quy định riêng.
Phòng họp và khu tiếp khách
Phòng họp cần được mô tả theo trạng thái sẵn sàng sử dụng chứ không chỉ theo công việc lau dọn. Sau khi hoàn thành, bàn họp, sàn, ghế và các bề mặt trong phạm vi cần ở trạng thái phù hợp để cuộc họp tiếp theo có thể diễn ra mà không cần dọn lại.
Với phòng họp được sử dụng nhiều lần trong ngày, tần suất kiểm tra sau từng cuộc họp có thể quan trọng hơn việc chỉ vệ sinh một lần vào cuối ngày.
Sảnh, hành lang và cửa ra vào
Đây là nhóm khu vực có lưu lượng đi lại cao và dễ thay đổi theo thời tiết. Vào ngày mưa, việc kiểm tra nước đọng và dấu chân có thể cần thường xuyên hơn lịch vệ sinh thông thường. Vì vậy Scope of Work nên cho phép kiểm tra linh hoạt thay vì chỉ quy định một lần cố định.
Pantry và khu vực ăn uống
Pantry thường phát sinh rác thực phẩm, nước đọng, vết cà phê và mùi. Nếu chỉ ghi “vệ sinh pantry hàng ngày”, nhà cung cấp có thể hiểu là làm một lần cuối ngày trong khi doanh nghiệp kỳ vọng khu vực được kiểm tra sau giờ ăn trưa.
Nên ghi rõ các thời điểm cần kiểm tra, phạm vi vệ sinh bồn rửa, mặt bàn, sàn và mặt ngoài thiết bị. Việc vệ sinh bên trong tủ lạnh, lò vi sóng hoặc thiết bị khác nên được quy định riêng nếu có yêu cầu.
Nhà vệ sinh
Nhà vệ sinh cần được quản lý theo lưu lượng sử dụng thay vì chỉ theo diện tích. Một nhà vệ sinh nhỏ nhưng được nhiều người sử dụng có thể cần tần suất kiểm tra cao hơn khu vực lớn nhưng ít người.
Ngoài làm sạch, Scope of Work cần xác định ai kiểm tra giấy vệ sinh, nước rửa tay, túi rác và các vật tư liên quan. Đây là điểm nhỏ nhưng thường gây phát sinh nếu hai bên không phân định từ đầu.
Sàn, thảm và vách kính
Cần phân biệt vệ sinh duy trì với vệ sinh chuyên sâu. Hút bụi thảm không đồng nghĩa với giặt thảm; lau dấu tay trên vách kính trong nhà không đồng nghĩa với vệ sinh toàn bộ kính mặt ngoài; lau sàn hàng ngày không đồng nghĩa với đánh bóng hoặc phục hồi bề mặt.
Phân tách rõ các công việc này giúp doanh nghiệp tránh trường hợp kỳ vọng một công việc chuyên sâu đã nằm trong phí vệ sinh định kỳ trong khi nhà cung cấp lại xem đó là hạng mục báo giá riêng.
Nên xác định tần suất vệ sinh văn phòng như thế nào?
Tần suất vệ sinh nên dựa trên mức độ sử dụng, lượng người, đặc tính khu vực và tiêu chuẩn vận hành chứ không nên áp dụng một lịch giống nhau cho toàn văn phòng. Các điểm tiếp xúc nhiều, nhà vệ sinh và pantry thường cần kiểm tra thường xuyên hơn phòng ít sử dụng.
| Nhóm công việc | Hàng ngày hoặc theo ca | Hàng tuần | Định kỳ |
|---|---|---|---|
| Thu gom rác | Ưu tiên | ||
| Vệ sinh sàn khu làm việc | Ưu tiên | ||
| Kiểm tra nhà vệ sinh | Theo lưu lượng sử dụng | ||
| Kiểm tra pantry | Theo thời điểm sử dụng | ||
| Lau cửa và điểm tiếp xúc | Theo nhu cầu | Có thể bố trí làm kỹ hơn | |
| Lau vách kính trong tầm với | Khi có vết bẩn rõ | Có thể bố trí | |
| Vệ sinh góc khuất, chân tường | Có thể bố trí | Làm sâu khi cần | |
| Giặt thảm | Theo tình trạng và kế hoạch | ||
| Đánh bóng hoặc phục hồi sàn | Theo tình trạng thực tế |
Nếu cần xây dựng lịch cụ thể theo ngày và tuần, doanh nghiệp có thể tách phần này thành tài liệu vận hành riêng và tham khảo lịch trình dọn dẹp văn phòng hàng tuần. Scope of Work chỉ cần quy định đủ tần suất để xác định khối lượng và trách nhiệm.
Tần suất cũng cần được xem lại khi có thay đổi lớn. Chẳng hạn, doanh nghiệp tăng số lượng nhân viên, mở thêm ca làm việc, chuyển pantry sang khu vực đông người hơn hoặc tăng số cuộc họp với khách thì Scope of Work cũ có thể không còn phù hợp.
Tiêu chuẩn nghiệm thu nên viết thế nào để dễ kiểm tra?
Tiêu chuẩn nghiệm thu nên mô tả trạng thái có thể quan sát sau khi công việc hoàn thành. Càng hạn chế các từ mang tính cảm nhận như “rất sạch”, “sạch đẹp” hoặc “sạch hoàn toàn”, việc nghiệm thu càng dễ thống nhất giữa người thực hiện và người kiểm tra.
| Mô tả chưa rõ | Cách mô tả dễ kiểm tra hơn |
|---|---|
| Sàn sạch | Khu vực đã vệ sinh không còn rác, bụi rõ, vết bẩn dễ quan sát hoặc nước đọng |
| Kính sạch | Vùng kính nằm trong phạm vi không còn dấu tay hoặc vết bẩn rõ khi quan sát thông thường |
| Bàn làm việc sạch | Phần mặt bàn trống được phép vệ sinh không còn bụi và vết bẩn rõ |
| Pantry sạch | Không còn thức ăn rơi vãi, rác, nước đọng trên các bề mặt thuộc phạm vi |
| Nhà vệ sinh đạt yêu cầu | Không còn rác, nước đọng hoặc vết bẩn rõ tại các vị trí đã quy định |
| Rác đã xử lý | Thùng rác trong phạm vi được thu gom, không tràn và được thay túi nếu có quy định |
Với doanh nghiệp cần quản lý chặt hơn, có thể bổ sung hình ảnh trước và sau, checklist có thời gian xác nhận hoặc chữ ký điện tử của người kiểm tra. Tuy nhiên, không phải văn phòng nào cũng cần quy trình nghiệm thu phức tạp. Mức độ kiểm soát nên tương xứng với quy mô và yêu cầu vận hành.
Cũng cần phân biệt giữa “không còn vết bẩn nhìn thấy” và yêu cầu làm sạch chuyên sâu. Một vết ố cũ trên sàn hoặc thảm có thể không thể xử lý bằng quy trình vệ sinh duy trì thông thường và cần đánh giá riêng trước khi đưa vào tiêu chí nghiệm thu.
Nên phân định trách nhiệm giữa doanh nghiệp và đơn vị vệ sinh ra sao?
Scope of Work tốt không chỉ ghi việc nhà cung cấp phải làm mà còn phải xác định doanh nghiệp cần cung cấp gì để công việc được thực hiện. Đây là cách hạn chế những phát sinh tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng.
| Nội dung | Doanh nghiệp cần làm rõ | Đơn vị vệ sinh cần làm rõ |
|---|---|---|
| Quyền ra vào | Khung giờ, thẻ ra vào, khu vực hạn chế | Danh sách nhân sự thực hiện |
| Vật tư tiêu hao | Ai mua giấy, túi rác, nước rửa tay | Phạm vi kiểm tra và bổ sung |
| Hóa chất | Các hạn chế đặc biệt nếu có | Loại hóa chất phù hợp công việc và vật liệu |
| Dụng cụ | Khu vực lưu trữ nếu bố trí tại văn phòng | Dụng cụ cần thiết để thực hiện phạm vi |
| Tài sản cá nhân | Quy định về hồ sơ, thiết bị và vật dụng | Không tự ý xử lý ngoài phạm vi |
| Kiểm tra kết quả | Người tiếp nhận phản hồi | Người phụ trách xử lý vấn đề |
| Phát sinh | Người có quyền phê duyệt | Cách thông báo trước khi thực hiện |
Một tình huống thường gặp là nhà cung cấp được yêu cầu bổ sung giấy vệ sinh nhưng hợp đồng không xác định ai mua vật tư. Khi đó việc “bổ sung” có thể được hiểu là nhân viên chỉ đặt vật tư có sẵn vào vị trí, trong khi doanh nghiệp lại hiểu nhà cung cấp phải tự cung cấp. Chỉ một dòng phân định trách nhiệm có thể tránh được vấn đề này.
Những công việc nào nên ghi rõ là ngoài phạm vi?
Phần ngoài phạm vi giúp phân biệt vệ sinh duy trì với công việc chuyên sâu, công việc có yếu tố an toàn đặc biệt hoặc yêu cầu thiết bị khác. Không nên bỏ phần này vì rất nhiều phát sinh xảy ra từ những việc mà mỗi bên mặc định theo một cách khác nhau.
- Giặt thảm chuyên sâu.
- Giặt ghế văn phòng.
- Vệ sinh kính mặt ngoài tòa nhà.
- Vệ sinh bề mặt trên cao cần thiết bị hỗ trợ.
- Đánh bóng hoặc phục hồi sàn.
- Vệ sinh sau xây dựng, sửa chữa hoặc cải tạo.
- Di chuyển két, tủ hoặc thiết bị nặng.
- Vệ sinh bên trong thiết bị điện tử.
- Vệ sinh sâu bên trong tủ lạnh, lò vi sóng hoặc thiết bị pantry.
- Thu gom hoặc xử lý chất thải có yêu cầu riêng.
- Sắp xếp hồ sơ và vật dụng cá nhân.
- Công việc ngoài khung giờ đã thống nhất.
- Công việc phát sinh cần máy móc hoặc nhân sự chuyên biệt.
Không phải tất cả các hạng mục trên đều phải loại trừ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa chúng vào phạm vi nếu có nhu cầu, nhưng nên ghi thành đầu việc riêng với tần suất và điều kiện thực hiện rõ ràng.
Cách xử lý công việc phát sinh ngoài Scope of Work
Công việc phát sinh nên có cơ chế xác nhận trước khi thực hiện. Với những yêu cầu nhỏ, hai bên có thể thống nhất qua người phụ trách; với công việc làm thay đổi đáng kể nhân công, thời gian, thiết bị hoặc hóa chất, nên xác nhận lại phạm vi và chi phí trước khi triển khai.
Ví dụ, sau khi sửa chữa phòng họp, doanh nghiệp yêu cầu xử lý bụi xây dựng trên toàn bộ khu vực. Đây không còn là hoạt động vệ sinh duy trì thông thường. Nếu Scope of Work đã ghi rõ vệ sinh sau sửa chữa nằm ngoài phạm vi, hai bên có cơ sở để khảo sát và thống nhất phương án bổ sung thay vì tranh luận công việc đó đã nằm trong phí hàng tháng hay chưa.
Một quy trình đơn giản có thể gồm: người phụ trách gửi yêu cầu, nhà cung cấp xác định phạm vi phát sinh, hai bên thống nhất cách thực hiện và chi phí nếu có, sau đó mới triển khai. Không cần biến mọi phát sinh thành thủ tục phức tạp, nhưng phải có người đủ thẩm quyền xác nhận.
Mẫu Scope of Work cho văn phòng nhỏ và văn phòng lớn khác nhau thế nào?
Quy mô càng lớn thì mức độ chi tiết của Scope of Work thường càng cao. Tuy nhiên, diện tích chỉ là một trong nhiều yếu tố; số người, lưu lượng khách, số ca làm việc, mức độ phân chia khu vực và yêu cầu báo cáo cũng ảnh hưởng đến cách xây dựng phạm vi.
| Tiêu chí | Văn phòng quy mô nhỏ | Văn phòng quy mô vừa | Văn phòng quy mô lớn |
|---|---|---|---|
| Phân chia khu vực | Có thể gom theo nhóm | Nên chia từng khu chức năng | Nên chia theo tầng, zone hoặc bộ phận |
| Tần suất | Tương đối đơn giản | Điều chỉnh theo lưu lượng | Có thể chia theo ca và khung giờ |
| Kiểm tra | Hành chính có thể kiểm tra trực tiếp | Nên có checklist | Có thể cần người giám sát và báo cáo |
| Phát sinh | Xác nhận trực tiếp | Nên có đầu mối phê duyệt | Cần quy trình phân quyền rõ |
| Công việc định kỳ | Ít hạng mục | Có kế hoạch riêng | Nên quản lý theo lịch định kỳ |
Một lỗi thường gặp là lấy mẫu của văn phòng khác rồi thay tên công ty mà không khảo sát lại mặt bằng. Cách này có thể làm thiếu những khu vực đặc thù hoặc tạo ra các đầu việc không cần thiết. Mẫu chỉ nên được dùng làm khung; Scope of Work cuối cùng phải phản ánh hoạt động thực tế tại nơi triển khai.
Cách dùng Scope of Work để lấy báo giá vệ sinh văn phòng
Giá trị lớn của Scope of Work là giúp doanh nghiệp gửi cùng một yêu cầu cho nhiều nhà cung cấp. Khi các bên cùng báo giá trên một phạm vi, cùng tần suất và cùng điều kiện thực hiện, việc so sánh sẽ có ý nghĩa hơn so với chỉ yêu cầu “báo giá vệ sinh văn phòng”.
- Khảo sát mặt bằng và xác định các khu vực sử dụng.
- Liệt kê công việc cần thực hiện tại từng khu vực.
- Chốt tần suất dự kiến.
- Quy định khung giờ làm việc.
- Ghi tiêu chí nghiệm thu.
- Phân định vật tư và dụng cụ.
- Ghi rõ công việc ngoài phạm vi.
- Gửi cùng một phiên bản Scope of Work cho các nhà cung cấp.
- Đối chiếu lại các mục loại trừ trong từng báo giá.
Sau khi phạm vi đã tương đối rõ, doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm bảng giá vệ sinh văn phòng TPHCM để tham khảo mặt bằng chi phí. Không nên chọn đơn vị chỉ dựa trên tổng giá nếu phạm vi và tần suất giữa các báo giá chưa giống nhau.
Ví dụ, một báo giá thấp có thể chưa bao gồm vệ sinh kính định kỳ, giặt thảm, vật tư hoặc nhân sự trực trong ngày. Vì vậy khi so sánh, nên đặt từng báo giá cạnh Scope of Work gốc và đánh dấu phần nào đã bao gồm, phần nào loại trừ và phần nào cần báo giá bổ sung.
Những lỗi thường gặp khi lập phạm vi công việc vệ sinh văn phòng
Phần lớn lỗi không nằm ở việc doanh nghiệp quên toàn bộ một khu vực mà nằm ở cách mô tả chưa đủ rõ. Những cụm từ tưởng dễ hiểu như “vệ sinh thường xuyên”, “lau toàn bộ kính” hoặc “bổ sung vật tư” có thể dẫn tới cách hiểu khác nhau khi thực hiện.
Ghi “vệ sinh toàn bộ văn phòng” nhưng không chia khu vực
Cách mô tả này khiến khó xác định khu nào nằm trong phạm vi, đặc biệt nếu mặt bằng có kho, ban công, phòng máy, khu vực riêng của lãnh đạo hoặc khu vực hạn chế tiếp cận.
Có công việc nhưng không ghi tần suất
“Lau kính” có thể được hiểu là mỗi ngày, mỗi tuần hoặc chỉ khi phát hiện bẩn. Khi không có tần suất, rất khó xác định khối lượng công việc và cũng khó so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp.
Không phân biệt vệ sinh duy trì và vệ sinh chuyên sâu
Hút bụi thảm và giặt thảm là hai phạm vi khác nhau. Lau sàn và đánh bóng sàn cũng vậy. Nếu không phân biệt ngay từ đầu, công việc định kỳ rất dễ trở thành nguồn phát sinh.
Tiêu chuẩn nghiệm thu quá cảm tính
Các từ như “sạch đẹp” hoặc “thật sạch” không giúp nhân viên biết phải đạt trạng thái nào. Nên chuyển sang các dấu hiệu có thể kiểm tra như không còn rác, nước đọng hoặc vết bẩn nhìn thấy rõ trong phạm vi đã thực hiện.
Không xác định ai cung cấp vật tư
Túi rác, giấy vệ sinh, nước rửa tay và các vật tư khác nên được phân định rõ. Không nên mặc định việc nhân viên vệ sinh có nhiệm vụ bổ sung đồng nghĩa với việc nhà cung cấp phải mua toàn bộ vật tư.
Không quy định cách phê duyệt phát sinh
Nếu bất kỳ nhân viên nào trong văn phòng cũng có thể yêu cầu công việc ngoài phạm vi, nhà cung cấp rất khó kiểm soát khối lượng. Nên chỉ định một hoặc một số đầu mối được quyền xác nhận.
Sau khi đã thống nhất phạm vi, doanh nghiệp vẫn cần đánh giá năng lực tổ chức, giám sát và xử lý vấn đề của nhà cung cấp. Có thể đối chiếu thêm các tiêu chí lựa chọn dịch vụ vệ sinh văn phòng thay vì chỉ dựa trên mức giá chào ban đầu.
Checklist kiểm tra Scope of Work trước khi gửi nhà cung cấp
Trước khi gửi yêu cầu báo giá, người phụ trách nên đọc lại Scope of Work như thể mình là người chưa từng đến văn phòng. Nếu tài liệu vẫn giúp hình dung rõ khu vực, công việc, tần suất và cách nghiệm thu thì phạm vi đã tương đối hoàn chỉnh.
- Đã liệt kê đầy đủ khu vực cần vệ sinh chưa?
- Mỗi khu vực đã có công việc cụ thể chưa?
- Mỗi công việc đã có tần suất phù hợp chưa?
- Đã xác định khung giờ hoặc điều kiện ra vào chưa?
- Đã phân biệt công việc hàng ngày với công việc định kỳ chưa?
- Đã có tiêu chí nghiệm thu dễ kiểm tra chưa?
- Đã xác định bên cung cấp vật tư tiêu hao chưa?
- Đã xác định dụng cụ hoặc máy móc đặc biệt nếu cần chưa?
- Đã ghi những tài sản không được tự ý di chuyển chưa?
- Đã liệt kê phần việc ngoài phạm vi chưa?
- Đã có người phụ trách xác nhận phát sinh chưa?
- Các nhà cung cấp có nhận cùng một phiên bản tài liệu không?
Nếu một nhà cung cấp đề xuất thay đổi phạm vi sau khi khảo sát, doanh nghiệp nên cập nhật lại tài liệu trước khi so sánh với đơn vị khác. Không nên để một bên báo giá trên phiên bản mới trong khi các bên còn lại vẫn dùng phiên bản cũ.
Khi nào doanh nghiệp nên cập nhật lại Scope of Work?
Scope of Work không phải tài liệu lập một lần rồi giữ nguyên mãi. Nên rà soát khi quy mô nhân sự, mặt bằng, giờ hoạt động hoặc yêu cầu sử dụng thay đổi đủ lớn để làm thay đổi khối lượng vệ sinh thực tế.
Một số tình huống thường cần xem lại gồm chuyển sang văn phòng mới, mở thêm tầng, tăng số lượng nhân viên, bổ sung pantry, tăng số cuộc họp với khách, thay đổi giờ làm, cải tạo sàn hoặc thay đổi loại vật liệu cần chăm sóc.
Doanh nghiệp cũng nên xem lại Scope of Work khi thường xuyên phát sinh cùng một đầu việc. Nếu một công việc ngoài phạm vi liên tục được yêu cầu hàng tuần, việc đưa nó vào phạm vi chính và xác định lại chi phí có thể hợp lý hơn việc xử lý từng lần.
Câu hỏi thường gặp về phạm vi công việc vệ sinh văn phòng
Dưới đây là những câu hỏi thường xuất hiện khi doanh nghiệp bắt đầu chuẩn hóa Scope of Work và dùng tài liệu này để lấy báo giá hoặc quản lý nhà cung cấp.
Scope of Work vệ sinh văn phòng có phải là hợp đồng không?
Không nhất thiết. Scope of Work chủ yếu mô tả phạm vi và yêu cầu công việc. Tùy cách hai bên tổ chức hồ sơ, tài liệu này có thể được sử dụng khi lấy báo giá hoặc trở thành phụ lục kèm theo hợp đồng.
Có cần ghi tần suất cho từng công việc không?
Nên ghi. Tần suất giúp xác định khối lượng thực hiện và hạn chế cách hiểu khác nhau đối với những từ như “thường xuyên”, “định kỳ” hoặc “khi cần”.
Ai nên lập Scope of Work vệ sinh văn phòng?
Người hiểu rõ cách sử dụng mặt bằng như bộ phận hành chính, Office Manager, Facility Manager hoặc người phụ trách mua dịch vụ nên tham gia lập phạm vi. Với mặt bằng phức tạp, nên khảo sát cùng nhà cung cấp trước khi chốt phiên bản cuối.
Có nên dùng cùng một Scope of Work để lấy nhiều báo giá không?
Có. Việc gửi cùng một phạm vi giúp doanh nghiệp so sánh các nhà cung cấp trên cùng đầu việc, tần suất và điều kiện thực hiện. Nếu mỗi đơn vị nhận một yêu cầu khác nhau, tổng giá rất khó so sánh trực tiếp.
Công việc phát sinh ngoài Scope of Work nên xử lý thế nào?
Nên có người có thẩm quyền xác nhận yêu cầu, sau đó nhà cung cấp làm rõ phạm vi, thời gian và chi phí phát sinh nếu có trước khi triển khai. Những công việc thường xuyên phát sinh nên được xem xét đưa vào phiên bản Scope of Work tiếp theo.
Có cần ghi rõ vật tư do bên nào cung cấp không?
Có. Túi rác, giấy vệ sinh, nước rửa tay và vật tư tiêu hao khác nên được phân định rõ để tránh trường hợp doanh nghiệp nghĩ đã bao gồm trong phí nhưng nhà cung cấp chỉ có trách nhiệm bổ sung từ nguồn vật tư có sẵn.
Scope of Work có cần thay đổi khi số lượng nhân viên tăng không?
Có thể cần. Khi lượng người sử dụng tăng, tần suất phát sinh rác và mức độ sử dụng pantry, toilet, phòng họp hoặc khu vực chung cũng có thể tăng. Doanh nghiệp nên rà lại tần suất và khối lượng thay vì giữ nguyên phạm vi cũ.
Kết luận
Một mẫu phạm vi công việc vệ sinh văn phòng tốt không cần sử dụng thuật ngữ phức tạp. Điều quan trọng là tài liệu phải giúp cả doanh nghiệp và người thực hiện hiểu giống nhau về khu vực, đầu việc, tần suất, thời gian, tiêu chuẩn nghiệm thu, trách nhiệm và phần việc ngoài phạm vi.
Khi Scope of Work đủ rõ, doanh nghiệp có thể lấy báo giá trên cùng một cơ sở, giảm công việc phát sinh và kiểm soát chất lượng thuận lợi hơn. Với những mặt bằng đang cần xây dựng phương án nhân sự và triển khai thực tế, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ vệ sinh văn phòng cho doanh nghiệp của Phương Gia Foundation sau khi đã xác định các yêu cầu cơ bản của mình.
Thay vì cố gắng đưa mọi tình huống vào ngay từ phiên bản đầu, doanh nghiệp nên xem Scope of Work là tài liệu vận hành có thể cập nhật. Khi một công việc thường xuyên bị bỏ sót, một khu vực phát sinh nhu cầu mới hoặc tần suất thực tế không còn phù hợp, đó là dữ liệu để điều chỉnh phạm vi cho sát với hoạt động của văn phòng hơn.
